implementering-og-bruk

Microsoft Dynamics 365 CRM fra onPremise til Online

13. November 2019

Du har idag en Dynamics CRM OnPremise løsning, og ønsker å gå online. Hva gjør du ? Her er 4 måter å gjøre det på.  Hvilken er best ? Det er ikke et helt enkelt valg. Etter å ha lest denne artikkelen bør du lese den en gang til.

Tekst: Øystein Jenssen // Senior Dynamics 365 CRM konsulent / Arkitekt og Asure partner, jenssen@asure.no + 47 928 36 540

1. Blanke ark

  • La det gamle systemet stå for oppslag av historiske data. Opprett helt nytt system online.
  • Nye muligheter, nytt fokus, nye målsetninger. Se på dette som en mulighet for å tenke nytt. Hva er viktig for bedriften nå?
  • Dere har gode og dårlige erfaringer fra det eksisterende systemet. Ta med de delene som fungerte bra i det gamle systemet.

2. Ta med CRM-løsningen uten data

Dere har lagt mye jobb i det gamle systemet, og kan fortsette som det er. 

  • Begynn med en tom database. 
  • Ta ut en komplett solution fra onpremise og legg den inn i online. Fyll data i accounts og contacts, dersom de er av god kvalitet. 
  • Alt er deretter klart for å slippe brukerne på og legge inn sine data fra bunnen, eksempelvis leads og salgsmuligheter
  • Benytt onpremise løsningen for oppslag.

3. Kopier over data

Du begynner som under pkt 2, kopier løsning.

For overføringen må du sannsynligvis lage en integrasjons-løsning som pumper data over rad for rad ved hjelp av webapi’et til Dynamics. Det finnes også verktøy å kjøpe som gjør det.

Data må overføres i en spesiell rekkefølge, relasjoner kan kun knyttes til eksisterende rader.

  1. Brukere i Dynamics 365 CRM online opprettes med email adresse som id, mens du sannsynligvis benyttet domene\signatur i onprem. Du vil derfor få to sett med brukere, som du må “mappe” til data som overføres. Team må så importeres. Roller må tildeles brukere og team, så de kan få tildelt data.
  2. Begynn med grunndata. Land, valuta, prislister, produkter, konkurrenter, email/kø, etc.
  3. Overfør kunder og kontakter etc.
  4. Ta så leads, opportunities, cases, quotes etc.
  5. Aktiviteter (email, oppgaver, avtaler…) kan så overføres og knyttes til kunder, caser, opportunities etc.
  6. Notater, vedlegg etc legges inn, knyttes til sine respektive datarader
  7. Relasjoner og delinger.
  8. Til slutt kan man forsøke å legge på brukerspesifikke lister og dashbord.

Viktige å huske på når man overfører data:

  • Inserted, inserted by, modified, modified by har innebygd funksjonalitet, men kan overstyres med override felt. 
  • Du må også huske at du må bytte bruker, ref første avsnitt.
  • Lukkede records kan ikke oppdateres, så du må først overføre alla data som åpne, og til slutt lukke dem.

Konklusjon. Vil du virkelig gå denne veien? Hvis du har tanker om det, så kan jeg garantere at du vil angre når du har brukt opp noen årsverk og tilsvarende millioner kroner. Det er mange snubletråder langs hele veien.


4. Overfør alt ved hjelp av Microsofts FastTrack

Microsoft har en tjeneste som heter FastTrack. Det er en mulighet for å ta hele din onprem database og legge den i skyen. Du må lage en tabell for å mappe gamle og nye brukere, laste databasen opp til Microsoft, og vente på at den kommer opp.

Det er så enkelt, men må planlegges og testes før man går live:

  • Test-oppgraderinger. Først et testanlegg for å verifisere at både data-overføringen og integrasjonene virker.
  • Produksjonsmiljø. Test også at produksjonsmiljøet lar seg konvertere, og mål hvor lang tid det tar.
  • Integrasjoner og email må stoppes kontrollert, og fortsette på nytt anlegg.   
  • (Se også de to neste avsnittene)

Integrasjoner

Uansett hvilken metode du velger (1-4), må du sannsynligvis gjøre om på integrasjonen dine. Du har sannsynligvis noen systemer onprem, så tilganger må nå skje gjennom brannmur, med åpning av porter. Kan autentiseringsmekanismene brukes, kanskje må du lage gateway’er? Hvis du har en integrasjonsdatabase, må du velge om den skal ligge onprem eller skal den i skyen. Valget vil påvirke både ytelse og tilganger. Du må også huske at Dynamics 365 databasen ikke er tilgjengelig i skyen, så alle integrasjonene må gå igjennom web’api’ene.

Versjon

Før du begynner må din versjon være på en versjon som lar seg flytte. Det kan hende du må oppgradere til siste versjon. Kanskje holder det med nest siste. Det må du finne ut av, og kan variere avhengig av metoden du velger.

Lykke til!

Øystein Jenssen // Senior Dynamics 365 CRM konsulent / Arkitekt og Asure partner, jenssen@asure.no + 47 928 36 540. Ta gjerne kontakt for en uformell prat om migrering fra OnPremise til skyløsning.

Les også om hva vi gjør av andre CRM tjenester