kontraktsregister

Har du oversikt over dine kontrakter og avtaler?

3. September 2019

Vi i Asure har skrevet flere artikler og blogger om CRM og Business Analytics. I denne bloggen har jeg skrevet om problemer knyttet til kontrakts- og avtaleoppfølging. Og løsningen på problemet.

Tekst: Per-Christian Nilsen // Business Analytics-konsulent og Asure partner, nilsen@asure.no + 47 922 54 324

Alle bedrifter har en eller annen form for kontrakter og avtaler. Kontraktene har alltid en økonomisk verdi. Hvis kontrakten er gjort med en av dine kunder, så har din bedrift en forpliktelse i en leveranse av produkter eller tjenester og kunden har en økonomisk forpliktelse overfor din bedrift. Hvis kontrakten er med en av deres leverandører, så har leverandøren en forpliktelse overfor dere og dere har en økonomisk forpliktelse overfor leverandøren.

Når kontraktene er signert av partene, så legges kontraktene i arkivene og fakturaene begynner å løpe. Noen ganger løper de løpsk.

Regnskapsavdelingen har oversikt over inngående og utgående fakturaer. Utfordringen er at regnskapsavdelingen ikke har oversikt over kontraktene og de avtalene som er inngått og reagerer ofte for sent i de situasjonene hvor din bedrift ønsker å følge opp eller avslutte en avtale. Løsningen hjelper økonomiavdeling i sine forecast av kostnader.

Vi i Asure har laget en effektiv, rimelig og oversiktlig løsning som gjør at dere får en god oversikt over alle kontrakter som inngås.

  • Sentralt system for kontrakter
  • Effektivisere oppfølgning og administrasjon av kontrakter
  • God oversikt over kontraktene
  • Bedre økonomisk styring av kontraktene
  • Transparente prosesser og kontrakter
  • En helhetlig løsning for alle kontrakter

Løsningen inneholder oversikt over de økonomiske forholdene i avtalen, hvem som har inngått avtalen, hvem som attestert avtalen, dato for inngåelse, oppfølging, oppsigelse og opphør av avtale. Selve avtaledokumentet som er signert legges ved og lagres på avtalen i løsningen. Det er rett og slett en god løsning for å holde oversikt over kontrakter og avtaler.

Volumet av inngående og utgående kontrakter kan være hundrevis eller tusenvis. Når volumet av kontrakter er stort og de totale verdiene i kontraktene er verdifulle – eller kostbare, så er viktigheten av oversikt over de økonomiske forholdene i kontraktene viktig.

Løsningen er svært enkel i bruk. Den kan ha mange samtidige brukere, og brukerne trenger liten eller ingen opplæring. Løsningen implementeres i din bedrifts avtaleprosess og løsningen hjelper dere å passe på at prosessen faktisk følges ved inngåelse og oppfølging av kontrakter.

Når vi først har samlet kontraktene i ett felles enhetlig kontraktsregister, så har vi også lagt til noen til noen smarte og effektive funksjoner for administrasjon av kontraktene:

  • Ved opprettelse av en kontrakt opprettes en kalenderavtale i Outlook til kontraktsansvarlig.
  • Smart lagring og filtrering av vedlegg i SharePoint dokumentarkiv.
  • Godkjennings prosess når man tilordner en ny kontraktsansvarlig på kontrakten.
  • Enkel app til brukere og avanserte app til superbrukere.
  • Bruk av organisasjonens hierarkiske struktur for tilgangskontroll på kontrakter.
  • Komplett kontrakts historikk.
  • Automatisk avslutning av kontrakt etter utløp.
  • Et dashbord for visuell oversikt over hele kontraktsportefølje med drilldown ned på detaljer.

Den tekniske løsningen et laget i Microsoft Power App. Microsoft Power App er standard teknologi fra Microsoft for å lage enkle skreddersydde Apps for spesifikke funksjoner. Løsningen er integrert med Office 365 og er skybasert.

Per-Christian Nilsen // Business Analytics-konsulent og Asure partner, nilsen@asure.no + 47 922 54 324. Ta gjerne kontakt for en uformell prat og demo av kontraktsløsningen.